Ontslagdossier is belangrijk

Met de komst van de Wet Werk en Zekerheid zijn er veel meer ontslagverzoeken afgewezen bij de kantonrechter dan voor de invoering van het nieuwe ontslagrecht. Hoe komt dat? Het heeft te maken met de zogenoemde 'limitatieve ontslaggronden'. De wet kent een aantal ontslaggronden en elke reden van ontslag die aangevoerd wordt, moet voldoende onderbouwd zijn. Voorheen kon een rechter bij een slecht dossier een hogere ontslagvergoeding toekennen aan de werknemer, maar nu krijg je geen toestemming voor ontslag en blijft het dienstverband bestaan! Een goed personeelsdossier is dus van groot belang in een ontslagzaak, zonder personeelsdossier is er geen ontslagdossier!

Cumulatiegrond: escape voor een slecht ontslagdossier?

Met de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab, 2020) is er een extra ontslaggrond mogelijk: de cumulatiegrond. Wanneer niet elke ontslaggrond 'voldragen' is, dus als het ontslagdossier niet op orde is, kun je een beroep doen op de cumulatiegrond. De kantonrechter kan dan wel een hogere transitievergoeding toekennen, maximaal 50% bovenop de normale transitievergoeding. En als de rechter van mening is dat de werkgever op het ontslag heeft aangestuurd heeft, kan er bovendien nog een extra ontslagvergoeding toekennen: de billijke vergoeding.

Welke documenten opnemen in het ontslagdossier?

In ieder geval moeten onderstaande documenten in het ontslagdossier aanwezig zijn:

• functie- of taakomschrijving
• verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• verbeterplan
• afspraken over coaching of scholing
• relevante gespreksverslagen (over bijvoorbeeld herplaatsing van uw werknemer)
• eventuele waarschuwingen
• relevante mailwisseling
• schriftelijke reacties van de werknemer op de kritiek die hij van zijn leidinggevende heeft ontvangen.

Ontslagdossier disfunctioneren:

Uit recente rechtspraak blijkt dat:

1. Een rechter van een grote werkgever meer begeleiding verwacht dan van een kleinere organisatie.
2. Hoe langer het dienstverband, hoe meer begeleiding en inspanning verwacht wordt.
3. Het moet duidelijk zijn voor de werknemer aan welke functie-eisen hij moet voldoen.
4. De leidinggevende moet de werknemer wijzen op zijn gedrag en onnvoldoende functioneren.
5. Het moet duidelijk zijn voor de werknemer wat de consequenties zijn als er onvoldoende verbetering optreedt.
6. De gesprekken over het onvoldoende functioneren moeten tijdig zijn vastgelegd.
7. Belangrijk: serieuze alternatieven overwegen en proberen.
8. Redelijke termijn voor verbetering.
9. De werkgever moet opleiding, scholing of coaching aanbieden om het functioneren of gedrag te verbeteren.
10. Werkgever stelt het verbeterplan op, niet de werknemer!

Van een grotere werkgever wordt zeker verwacht dat hij opmerkingen over het functioneren duidelijk met de werknemer bespreekt en schriftelijk vastlegt. Ook wordt er rekening mee gehouden dat een grotere werkgever meer kosten kan maken om tot verbetering van het functioneren te komen dan een bedrijf met 2 werknemers. Als jouw werknemer jaar op jaar een goede beoordeling heeft gekregen maar zijn nieuwe leidinggevende is ontevreden dan wordt er van een werkgever begeleiding verwacht om het functioneren te verbeteren. Dat geldt ook als je vindt dat jouw werknemer 'blijft hangen' in zijn ontwikkeling, hij kan niet mee komen met veranderingen in de bedrijfsvoering of de bedrijfscultuur. De werknemer moet goed begrijpen waarom zijn functioneren ineens onvoldoende is en wat hij kan doen om te voldoen aan de veranderde eisen. Een functie- of taakomschrijving is dus noodzakelijk om deze beoordeling te kunnen onderbouwen. Dit is de basis voor het gesprek, maar in de praktijk zie je vaak dat leidinggevenden het lastig vinden om hun medewerker aan te spreken op verbeterpunten. Het is echter essentieel dat een leidinggevende de kritiek zo concreet mogelijk bespreekt met de medewerker. Uitgangspunt is natuurlijk om tot een werkelijke verbetering te komen door een opbouwend en constructief gesprek. In schriftelijke gespreksverslag worden ook de consequenties vastgelegd als het functioneren niet verbetert. Schriftelijke vastlegging van de kritiek en de voortgang van het verbetertraject zorgt ervoor dat discussie aan het einde van het traject over wat er wel of niet gezegd is, achterwege blijft. Laat je werknemer de formulieren wel voor akkoord ondertekenen of tenminste 'voor gezien'.

Alternatieven voor ontslag onderzoeken

In de praktijk blijkt, dat kantonrechters de herplaatsingsplicht streng toetsen. Voordat je tot ontslag overgaat, moet je eerst onderzocht hebben of de betreffende werknemer herplaatst kan worden binnen het eigen bedrijf. Is er voor de werknemer een andere (of lagere) functie binnen het bedrijf? Is er een andere, passende functie bij een andere vestiging van je bedrijf? Kun je met scholing nog iets bereiken? Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Herplaatsing moet te realiseren zijn binnen een redelijke termijn, voor werknemers met een lang dienstverband en arbeidsbeperkten is deze termijn langer dan voor iemand met een kort dienstverband. De herplaatsingsverplichting geldt niet bij ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer. Een redelijke termijn geldt ook voor de duur van het verbetertraject. Als er een cursus gevolgd moet worden, dan moet de medewerker deze eerst kunnen afmaken en hij moet gelegenheid krijgen om het geleerde te kunnen toepassen in zijn werk. Daarna kan pas worden beoordeeld of de noodzakelijke verbetering voldoende is geweest.

Scholingsplicht werkgever

De scholingsplicht is onder het nieuwe ontslagrecht verder uitgebreid, je moet als werkgever ook scholing, opleiding of coaching aanbieden om het functioneren of gedrag te verbeteren. Niet alleen moet je scholing voor de eigen functie aanbieden maar ook voor mogelijke andere functies binnen jouw bedrijf als een medewerker de functie niet meer kan uitoefenen, als zijn functie vervalt of bij een ontslagaanvraag na 2 jaar ziekte. Een goed overzicht van de bestaande functies binnen je organisatie met bijbehorende functie-eisen is dus noodzakelijk, net als een overzicht van (toekomstige) vacatures. Sommige scholings- of herplaatsingskosten kunnen verrekend worden met de transitievergoeding, aanrader is om ook deze kosten goed vast te leggen.

Verbeterplan: laat je werknemer deze niet alleen opstellen!

Regelmatig komt het voor dat leidinggevenden aan hun werknemers vragen om zelf een verbeterplan op te stellen: dit is niet de bedoeling volgens recente rechtspraak. Je wilt als werkgever dat het functioneren van jouw werknemer verbetert: je vertelt de werknemer hoe deze verbetering is gewenst en wat daar voor nodig is. Wel kun je tijdens het verbetertraject vragen aan jouw medewerker hoe hij zelf denkt zijn functioneren te verbeteren.

Misschien vind je dit ook interessant

• Wat is disfunctioneren?
• Het personeelsdossier: wat moet erin?
• Functieomschrijving: luxe of noodzaak?

Carla's Consultancy is gespecialiseerd in HRM-advies voor mkb-bedrijven. Interesse in een vrijblijvend kennismakingsgesprek?