Personeelsdossiers inrichten of professionaliseren

De basis van een goede personeelsadministratie is een goed personeelsdossier. Je bewaart per werknemer de documenten die wettelijk vereist zijn en daarnaast alle relevante documenten die betrekking hebben op de arbeidsverhouding in het personeelsdossier. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs (dit mag geen rijbewijs zijn) is bijvoorbeeld verplicht, net als het persoonsnummer (de BSN).  Ook belangrijk zijn de juiste persoonsgegevens, de arbeidsovereenkomst en eventuele aanvullingen, de opgaaf voor de loonheffingen, kopieën van diploma's en gegevens rondom verzuim. Je mag geen medische gegevens opnemen in het personeelsdossier! De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft ook impact op de personeelsadministratie en -dossiers, zorg ervoor dat er geen datalek kan ontstaan want ook het boetebeleid is aangepast.

Redenen om personeelsdossiers goed op orde te hebben:

Allereerst: om het functioneren van jouw medewerkers bij te houden en te sturen!

Maar zeker ook:

• AVG, de privacywet
• Controles door Belastingdienst
• Het correct toepassen van premiekortingen en/of loonkostensubsidies
• Ontslagzaken bij de kantonrechter
• Ontslagzaken bij het UWV
• Ontslag met een vaststellingsovereenkomst
• Discussie over gemaakte afspraken in het verleden
• Zijn de re-integratiedossiers aanwezig en op orde?
• Scholingsplicht 
• Herplaatsingsplicht 

Een medewerker moet aantoonbaar op de hoogte zijn van de eisen en verwachtingen die je als zijn werkgever aan zijn functioneren stelt. Je hebt dit met hem besproken en schriftelijk vastgelegd.  In een functieomschrijving  of taakomschrijving leg je de taken en verantwoordelijkheden vast. Ook moet iedere medewerker aantoonbaar op de hoogte zijn van jouw "huisregels". Een personeelshandboek of personeelsreglement is een goede basis hiervoor. In de arbeidsovereenkomst benoemt je dat het reglement deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Alle wijzigingen en aanvullingen op de arbeidsovereenkomst stelt je in tweevoud op, worden door beide partijen ondertekend en één getekend exemplaar wordt in het personeelsdossier bewaard.

Disfunctioneren

Bij disfunctioneren moet vastgelegd worden waarin de medewerker tekortschiet en de werkgever moet hem begeleiden, trainen en opleiden om hem weer op het juiste spoor te zetten.  In verslagen van functioneringsgesprekken moet concreet benoemd worden waarin hij tekortschiet. De medewerker  moet de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren en aan te passen aan de eisen en wensen die je aan hem stelt. Door middel van een goed opgebouwd dossier kun je dit aantonen. Een gebrekkig ontslagdossier is kostbaar bij de kantonrechter......

Personeelsdossiers voor het MKB

Carla's Consultancy ontzorgt MKB-bedrijven op personeelsgebied. Ik kan de personeelsdossiers checken en/of herinrichten of ik help je op weg met enkele dossiers en dan kunt je rest zelf doen, afhankelijk van je eigen behoefte en mogelijkheden. Ik kan de uitvraag verzorgen of je medewerkers in dienst hebt die onder de 'no-risk'-polis vallen en of er recht bestaat op premiekortingen m.b.t. personeel.

Carla's Consultancy is gespecialiseerd in HRM-advies. Wilt je een keer vrijblijvend van gedachten wisselen? Neemt gerust contact op.