Brief schrijven aan medewerker

Er kunnen veel redenen zijn om een brief te sturen aan een personeelslid. Vaak stuur je een brief om afspraken schriftelijk vast te leggen. Maar ook het gedrag van je medewerker kan aanleiding zijn om een brief te sturen. Moet je een mondelinge waarschuwing schriftelijk bevestigen? Wat zet je in de brief? Neem je de brief op in zijn personeelsdossier?

Afspraken vastleggen

Bij het begin van het dienstverband met een medewerker ga je uit van een langdurige en prettige samenwerking. Het eenduidig vastleggen van gemaakte afspraken levert daaraan een belangrijke bijdrage. Het komt regelmatig voor dat mondelinge afspraken niet schriftelijk worden bevestigd en uiteindelijk zorgt dat voor discussie. Het begint met de arbeidsovereenkomst. Ik maak geregeld mee dat medewerkers hun arbeidsovereenkomst niet of niet goed lezen. Neem de tijd om het contract gezamenlijk door te lopen en geef uitleg over onderdelen die niet duidelijk zijn. Voorbeelden van afspraken die je wilt vastleggen:

Aanstellingsbrief
Aanzeggingsbrief
Contractverlenging
Bevestigen van de ontslagaanvraag van je medewerker
Toekennen salarisverhoging
Toekennen bonus
Ouderschapsverlof
Zorgverlof: kortdurend en langdurend
Toekennen leaseauto op tijdelijke basis

Sommige regelingen gelden voor alle medewerkers of een bepaalde groep werknemers. Deze regelingen of afspraken neem je op in het personeelshandboek. Te denken valt aan de reiskostenregeling woon-werk, het leasereglement of het verzuimreglement.

Goede brief kan lastig zijn

Vind je het ook zo lastig om een goede brief te schrijven aan je medewerker? Een felicitatiebrief is meestal niet zo'n probleem. Een (officiële) waarschuwingbrief wordt vaak als lastig ervaren. Wanneer je een brief aan een werknemer moet sturen om bijvoorbeeld een dossier op te bouwen, is het belangrijk om een goede, zakelijke brief te sturen. Je kunt denken aan een brief bij:

Medewerker komt steeds te laat
Werkweigering
Onvoldoende meewerken aan re-integratie bij arbeidsongeschiktheid
Je wilt je medewerker schorsen
Opzeggen van de arbeidsovereenkomst
Het verbetertraject met de werknemer verloopt niet naar wens
Je medewerker gaat steeds te vroeg naar huis
De medewerker houdt zich niet aan de voorschriften: hij rookt op plaatsen waar het niet mag of hij is voortdurend met zijn mobiele telefoon bezig.

De bedrijfsregels moeten wel duidelijk zijn voordat je een medewerker op ongewenst gedrag kunt aanspreken. Leg deze vast in het personeelshandboek, net als het sanctiebeleid.

Sanctiebeleid

Een goede brief sluit aan bij het sanctiebeleid van de onderneming. Met een sanctiebeleid wil je willekeur voorkomen en duidelijkheid scheppen dat bepaald gedrag consequenties kan hebben. Het hangt van de 'overtreding' af welke sanctie op bepaald gedrag staat. Elke situatie is weer anders. Welke overtreding is begaan? Hoe ernstig is de overtreding? Hoe lang heeft het dienstverband van de medewerker geduurd? Is het bijvoorbeeld de eerste keer in 25 jaar? Je moet alle omstandigheden van het geval meenemen in het opleggen van de sanctie en niet vergeten om hoor en wederhoor toe te passen! Bevestig de opgelegde sanctie schriftelijk en noem een proefperiode. Benoem ook de consequenties wanneer het gedrag weer voorkomt.

Dossieropbouw

Jouw medewerker functioneert niet als verwacht. Je hebt goede functieomschrijvingen en bespreekt regelmatig met je medewerker zijn functioneren. Dossieropbouw begint met het schriftelijk vastleggen van het probleem, welke verwachting je van je medewerker hebt, waar het aan schort en welke afspraken er zijn gemaakt. Kom je er samen niet uit, dan kan het zijn dat je bij de kantonrechter moet aantonen wat je in het werk hebt gesteld om het probleem aan te pakken. Een goed opgebouwd dossier met heldere correspondentie is dan een must! Meer lezen over dossieropbouw bij disfunctioneren?

Verwante informatie

meer lezen over de arbeidsovereenkomst
wat neem je op in een personeelsdossier?
meer lezen over functioneren en beoordelen