Gespreksverslag: goede gewoonte!

Van gesprekken met werknemers maak je een gespreksverslag. Niet van het praatje bij het koffieapparaat, maar wel van bijvoorbeeld een mondelinge waarschuwing, een functioneringsgesprek, een evaluatie- of beoordelingsgesprek of van de gesprekken die je met je medewerker voert als onderdeel van een verbetertraject. Het gespreksverslag heeft weinig juridische waarde wanneer het eenzijdig is opgesteld. Het verslag wordt door beide partijen ondertekend: zo blijkt dat de medewerker het verslag heeft gezien en akkoord is met de inhoud. Tip: stuur niet voor elk wissewasje aangetekende brieven, soms is een mailtje ook ruim voldoende. Vraag dan wel om een bevestiging dat de mail ontvangen/gelezen is.

Medewerker weigert gesprekverslag te ondertekenen 

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een medewerker een gespreksverslag of het verslag van een functioneringsgesprek niet wil ondertekenen. Is daarmee het verslag waardeloos geworden? Nee. Stel je medewerker in de gelegenheid om -schriftelijk!- commentaar te geven. Daarmee kun je bewijzen dat hij het verslag heeft ontvangen en gelezen. 

Akkoord of gezien

Vraag aan jouw medewerker om het verslag voor akkoord te tekenen wanneer hij het eens is met de inhoud. Wil hij dat niet, vraag dan of hij voor ‘gezien’ wil tekenen. Als hij blijft weigeren, vraag door waarom hij weigert om zijn handtekening te zetten. Als er iets in staat waar hij het niet mee eens is, kun je misschien het verslag aanpassen of het commentaar van je medewerker aan het gespreksverslag toevoegen. 

Medewerker blijft weigeren

Wanneer de medewerker blijft weigeren om het verslag te ondertekenen dan kun je aan het verslag toevoegen dat je met de medewerker hierover hebt gesproken en dat de medewerker de ondertekening blijft weigeren en waarom. Het is verstandig om de medewerker, bijvoorbeeld per mail, schriftelijk te laten bevestigen dat hij blijft weigeren om het gespreksverslag te ondertekenen en waarom hij dit doet. Neem het verslag met de bevestiging op in het personeelsdossier. Je kunt in ieder geval aantonen dat hij het verslag heeft ontvangen en dat hij in de gelegenheid is geweest om te reageren. 

Verplichten kan niet!

Je kunt een medewerker niet verplichten om te ondertekenen. Doe je dat wel dan kan een medewerker zich beroepen op het feit dat hij gedwongen werd door de werkgever: de handtekening is dan niets waard! Ook komt het de werksfeer niet ten goede om het op de spits te drijven, ook niet naar andere medewerkers toe. Laat merken dat de betreffende medewerker de kans heeft gehad om zijn visie te geven en ga op een professionele manier verder met elkaar. 

Verwante informatie

Wellicht ben je ook geïnteresseerd in

Personeelsdossier inrichten

Over Carla’s Consultancy 

Carla’s Consultancy is een zelfstandig gevestigd HR-adviesbureau in Hoogeveen en is gespecialiseerd in HRM-advies voor het mkb in heel Noordoost-Nederland. Advies op maat voor werkgevers met personeel. Altijd één aanspreekpunt. Flexibele of vaste inzet naar behoefte: bij jullie op de zaak of bij mij op kantoor. Ik begrijp dat niet alles zich tussen 9 en 5 afspeelt en daarom ben ik ook buiten de reguliere kantooruren bereikbaar voor dringende zaken.

HR-advies naar behoefte 

Is jouw bedrijf te klein voor een eigen personeelsfunctionaris dan is HRM-advies op afroep een prima oplossing. Mijn opdrachtgevers kunnen mijn brede ervaring en expertise flexibel inzetten, bijvoorbeeld bij het schrijven van een goede waarschuwingsbrief of gespreksverslag. Advies en begeleiding over alle vraagstukken rondom personeel: aannemen van personeel, functioneren, disfunctioneren, ontslagbegeleiding. Opstellen of checken arbeidsovereenkomsten, personeelshandboek. Advies over wettelijke verlofregelingen: wat staat er daarnaast in jullie cao? Verzuimbegeleiding en het verminderen van ongewenst verzuim. Personeelsdossiers opzetten of opschonen. Begeleiding bij het digitaliseren van het HR-systeem.

HRM-abonnement?

Het HRM-abonnement is eigenlijk meer een strippenkaart. Je koopt vantevoren een aantal uren personeelsadvies (P&O-advies, HRM-advies, HR-advies) in voor een gereduceerde prijs. Je kunt deze uren flexibel inzetten en het abonnement eindigt automatisch wanner de uren verbruikt zijn. Je zit nergens aan vast en geen kleine lettertjes!

meer lezen over het HR-abonnement

Interesse? Neem contact met mij op voor het aanvragen van een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek!