Arbeidsvoorwaarden afspreken en vastleggen 

Als een medewerker in dienst komt, maak je afspraken met elkaar over bijvoorbeeld salaris, vakantiedagen, vergoedingen, werktijden, standplaats, wel of geen leaseauto enzovoort. Als er een cao van toepassing is, volg je de van toepassing zijnde cao-afspraken. De afspraken leg je vast in de arbeidsovereenkomst en beide partijen ondertekenen het contract.

Wijzigen van afspraken 

Soms vind je het als werkgever wenselijk om gemaakte afspraken te wijzigen. Als je werknemer hiermee akkoord gaat, is er geen probleem. Tweezijdig wijzigen is altijd toegestaan, mits de afspraken niet tegen wet- of regelgeving ingaan. Leg dit wel schriftelijk vast en zorg dat beide partijen het document ondertekenen.

Als het gaat om een verslechtering of versobering van arbeidsvoorwaarden dan zal een werknemer niet zomaar akkoord gaan. Hoe pak je dit aan?

Instructie of arbeidsvoorwaarde

Allereerst bekijk je of er sprake is van een ‘echte’ arbeidsvoorwaarde of van een wijziging van een werkinstructie. Werkgevers mogen redelijke aanwijzingen geven aan hun personeel zodat het werk volgens planning verloopt en de goede orde binnen de organisatie bevorderd wordt. Een werkinstructie gaat bijvoorbeeld over roken, omgangsvormen of werkkleding. Voor het wijzigen van een werkinstructie hoef je geen instemming van de werknemer te hebben. 

Arbeidsvoorwaarden kunnen behalve over salaris ook gaan over een bonusregeling, afgesproken werktijden of het privégebruik van een leaseauto.

Eénzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden: zo doe je dat

Eerst check je of er een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen in de ondertekende arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement (personeelshandboek). Als dit zo is, heb je in principe geen toestemming van de werknemer nodig. Maar ook dan kun je niet ‘zomaar’ een arbeidsvoorwaarde wijzigen. Er moet een bijzondere omstandigheid zijn waarom je arbeidsvoorwaarden wilt wijzigen. 

Werknemer moet redelijk voorstel aannemen

Een werknemer moet in principe positief ingaan op een redelijk voorstel van de werkgever om arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Hij mag het voorstel alleen afwijzen als het aanvaarden ervan redelijkerwijs niet van hem kan worden verlangd. Het voorstel moet dus drie elementen bevatten:

• De werkgever moet een aanleiding hebben om arbeidsvoorwaarden te wijzigen
• Het voorstel moet redelijk zijn
• De persoonlijke omstandigheden van de werknemer geven geen aanleiding dat hij het voorstel redelijkerwijs kan weigeren

‘Zwaarwichtig belang’

Het belang dat de werkgever heeft bij de wijziging moet opwegen tegen het nadeel dat de werknemer ondervindt. Er moeten bijzondere omstandigheden zijn waardoor het van de werkgever echt niet verlangd kan worden dat de arbeidsvoorwaarde (volledig) in stand blijft.

Bijvoorbeeld:

• Ernstige organisatorische problemen
• Dringende verzoeken van klanten of leveranciers
• Zware financiële omstandigheden
•  Wijzigingen in wet- en regelgeving

‘Redelijk voorstel’

Als de arbeidsovereenkomst gewijzigd moet worden moet een werkgever een redelijk voorstel doen en rekening houden met:

• De gevolgen voor de werknemer
• De positie van de werknemer
• Het belang van de werknemer om de arbeidsovereenkomst niet te wijzigen
• Overige omstandigheden van het geval

Als werkgever moet je verschillende opties bekijken en zorgen dat je een voorstel doet wat het minst ingrijpend is voor de werknemer. Ook moet je soms een overgangsperiode of compensatie (in geld of vrije tijd) bieden, bijvoorbeeld bij een standplaatswijziging of roosterwijziging. 

Persoonlijke omstandigheden werknemer

Als de persoonlijke omstandigheden van de werknemer geen aanleiding vormen om het voorstel te weigeren, moet de medewerker het voorstel accepteren. Wat van belang kan zijn is bijvoorbeeld:

• Lijdt de werknemer (financiële) schade 
• Heeft de werknemer privéverplichtingen zoals zorg voor kinderen of zieke ouders die in het gedrang kunnen komen
• Hebben andere collega’s wel ingestemd met de voorgenomen wijziging

Rechter

Als je er onderling niet uitkomt, kan de werknemer naar de rechter stappen om zijn gelijk te halen. Hoe kijkt een rechter ertegenaan? Een rechter weegt alle omstandigheden van het specifieke geval af. Is het redelijk wat de werkgever wil? Is het voorstel naar de werknemer redelijk? Moet de werknemer redelijkerwijs instemmen met het voorstel? 

Conclusie 

Neem in ieder geval een eenzijdig wijzigingsbeding op in de individuele arbeidsovereenkomst en in het personeelshandboek. Ook dan kun je niet ‘zomaar’ arbeidsvoorwaarden wijzigen maar je hebt in principe geen instemming van de werknemer nodig als voldaan wordt aan de voorwaarden: zwaarwegend belang werkgever, redelijk voorstel en de afweging van de persoonlijke belangen van de werknemer. Weeg verschillende alternatieven af en motiveer de uiteindelijke keuze. Compenseer financieel nadeel of zorg voor een overbruggingsperiode of afbouwperiode; afhankelijk van de situatie. Houd ook rekening met de rechten van de Ondernemingsraad bij de voorgestelde wijziging van de arbeidsvoorwaarden. 

Verwante informatie

Misschien ben je ook geïnteresseerd in

• Arbeidsvoorwaarden afspreken
• Arbeidsovereenkomsten checken of opstellen
• Personeelshandboek opstellen of updaten

Carla's Consultancy is gespecialiseerd in hrm-advies en interim-hr voor het mkb. Ik kan je helpen met het opstellen van arbeidsvoorwaarden of het wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Ik adviseer directie en leidinggevenden over alle zaken rondom personeel: van werving & selectie tot en met ontslag. Functioneren, ontwikkelen, disfunctioneren, verzuimbegeleiding en zo voort.

Voor het aanvragen van een vrijblijvend kennismakingsgesprek kun je contact met me opnemen.