Werkkostenregeling (WKR) in het kort

Wanneer krijg je te maken met de werkkostenregeling (WKR)? Op het moment dat je als werkgever 'vergoedingen en verstrekkingen' aan een werknemer geeft. Bijvoorbeeld: je spreekt een maandelijkse vergoeding voor telefoonkosten af, je stelt een bureaustoel ter beschikking om thuis te werken, je geeft je werknemer een kerstpakket of je organiseert een bedrijfsuitje. Sommige vergoedingen zijn belast, sommige zijn onbelast.

Vanaf 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling (WKR) voor iedere werkgever verplicht. Een deel van je totale fiscale loon kun je onbelast aan je personeel vergoeden of verstrekken: de vrije ruimte. Bedrijven geven aan dat de zogenoemde 'vrije ruimte' niet royaal is. Wellicht wordt het tijd om de bedrijfsregelingen nog een kritisch onder de loep te nemen...... In 2020 en 2021 is de vrije ruimte tot een loonsom van € 400.000,- tijdelijk verhoogd om bedrijven wat meer lucht te geven als onderdeel van corona-steun.

Vrije ruimte

Op jaarbasis mag een werkgever in 2022 maximaal 1,7% van de totale fiscale loonsom (tot € 400.000,- en 1,18% van de fiscale loonsom boven € 400.000,-) gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel, dit heet de vrije ruimte. Over dit gedeelte hoef je geen loonheffingen in te houden. Als je meer besteedt, betaal je over het meerdere 80% belasting in de vorm van een eindheffing. Voor een aantal vergoedingen gelden normbedragen, bijvoorbeeld de onbelaste kilometervergoeding, vrijwilligersvergoeding en maaltijden. Bepaalde zaken kun je onbelast blijven vergoeden, ter beschikking stellen of verstrekken door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen.

Corona en WKR

In 2020 en 2021 is de vrije ruimte tijdelijk verhoogd tot 3% om het voor werkgevers makkelijker te maken om medewerkers bepaalde zaken onbelast te vergoeden of ter beschikking te stellen. Bijvoorbeeld een bloemetje of een thuiswerkvergoeding. In 2022 is de vrije ruimte weer op het 'normale' niveau teruggebracht.

Gerichte vrijstellingen

Voor bepaalde zaken gelden gerichte vrijstellingen, deze kun je onder voorwaarden onbelast blijven vergoeden of verstrekken en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn:

Reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer
Thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag
Abonnement voor het openbaar vervoer
Maaltijden die je vergoedt bij overwerk
Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Noodzakelijkheidscriterium

Onder de werkkostenregeling kun je bepaalde bedrijfsmiddelen onbelast ter beschikking stellen of vergoeden wanneer je het noodzakelijk vindt voor een goede functievervulling: mobiele telefoons, computers, tablets of gereedschap. Het doet er dan niet meer toe of de werknemer ook privé gebruik maakt van deze voorzieningen.

Nihilwaarderingen

Een zogenoemde nihilwaardering gaat over voorzieningen op de werkplek. De voorzieningen of middelen vallen wel onder de WKR, maar de waarde wordt op nihil (nul) gesteld en gaan niet ten kosten van de vrije ruimte. Enkele voorbeelden:

Werkkleding
Koffie (of andere consumpties) op de werkplek (als het geen onderdeel van een maaltijd is)
Bedrijfsfitness op de werkplek
Gereedschap dat op de werkplek blijft
Vaste computers op de werkplek (dus niet op de thuiswerkplek)
Arbovoorzieningen op de werkplek (ook thuiswerkplek)
Mobiele telefoon / smartphone die ten minste 10% zakelijk gebruikt wordt

Verder lezen op de site van de Belastingdienst over alle ins en outs van de Werkkostenregeling

Arbeidsvoorwaarden en WKR

Een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden kost geld. Natuurlijk het salaris maar ook de auto van de zaak, fiets van de zaak, de werkplek, de thuiswerkplek, de smartphone, laptop en noem maar op. Verdeel de vrije ruimte niet per werknemer, maar kies jaarlijks een paar thema's uit: bijvoorbeeld werk-privé balans verbeteren, de fitnessruimte op het werk en duurzame inzetbaarheid. Gezond personeel is elk jaar een thema: fiets van de zaak en sportabonnementen scoren hoog.

meer lezen over arbeidsvoorwaarden

WKR: voordeel voor werkgevers

Enekel voordelen van de WKR voor werkgevers zijn:

Het arbeidsvoorwaardenpakket maakt je tot een aantrekkelijke werkgever
Over het deel van het salaris dat je fiscaal vriendelijk onderbrengt in de WKR bespaar je op werkgeverslasten

Personeelshandboek

Voor medewerkers is het belangrijk dat er duidelijke regels zijn. Bijvoorbeeld: wel of geen eigen bijdrage? En zo ja, is deze eigen bijdrage dan bruto of netto? Regelingen kun je prima opnemen in het personeelshandboek.

Carla's Consultancy is gespecialiseerd in HRM-advies en interim HR voor het mkb. Wil je een keer vrijblijvend met mij van gedachten wisselen? Neem gerust contact op.