Privé e-mailberichten van je werknemer lezen

Een privé mailtje versturen vanaf je werkmail; we hebben het allemaal weleens gedaan. Maar mag jouw werkgever zomaar je zakelijke mailaccount inzien? Wat als je daardoor ontslag krijgt? De werknemer die dit overkwam, heeft zich uiteindelijk tot het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EVRM) gewend en gesteld dat zijn werkgever zijn recht op privacy heeft geschonden. Door het lezen van de e-mailberichten had de werkgever informatie gekregen over zijn gezondheid en zijn seksleven.

Uiteindelijk kreeg de werknemer gelijk en wel hierom: een werkgever mag niet ‘zomaar’ het zakelijke mailaccount van een werknemer inzien.

Wanneer wel:

Er moet sprake zijn van een concrete verdenking van fraude
Controle kan niet op een andere manier
Het moet duidelijk zijn voor een werknemer dat een werkgever het privégebruik van het mailaccount kan controleren en op welke manier.

Wat kun je als werkgever doen?

Leg in je personeelshandboek (personeelsreglement, huishoudelijk reglement) vast wat wel en niet is toegestaan voor je werknemers met betrekking tot het zakelijke e-mailaccount. Neem een internet- en e-mailprotocol op in het personeelshandboek. Je moet ook duidelijk maken dat je de inhoud van de berichten kunt controleren en hoe de controle plaatsvindt.

Wat kun je als werknemer doen?

Toen we net de beschikking hadden over internet en e-mail werd er veel privé gemaild vanaf het zakelijke account. Tegenwoordig zijn er zoveel mogelijkheden om zakelijke en persoonlijke mail te scheiden. E-mail die echt privé is kan dan makkelijk echt privé blijven. Als je toch privé e-mailt via de zaak, maak dan een mapje 'Privé' aan. Maar bedenk: je werkgever mag je mail lezen, al kan dit niet zomaar.

Bedrijfsbelang

Een bedrijf heeft er baat bij dat mailverkeer transparant is. Werken in teams is aan de orde van de dag. Als informatie niet voor elk teamlid bestemd is, kun je de informatie als bijlage toevoegen bij de mail en beveiligen met een wachtwoord.

Verwante informatie

Meer weten over het personeelshandboek? Wat voegt het toe?
Privacy van medewerkers: de AVG
Ontslagbegeleiding