Werknemer meldt zich ziek

In de arbeidsovereenkomst, cao of bedrijfsreglement (personeelshandboek of huishoudelijk reglement) heb je als werkgever opgenomen hoe een werknemer zich op de goede manier moet ziekmelden. Medische gegevens zijn echter bijzondere persoonsgegevens de privacy-wetgeving gaat best ver. Als werkgever mag je niet vragen wat je medewerker mankeert. Vaak vertellen medewerkers uit zichzelf wat er aan de hand is: als werkgever mag je deze informatie niet vastleggen of registreren, daarmee overtreed je de privacy-regels.

Zieke werknemer: wat kun je vragen?

Je medewerker is verplicht om antwoord te geven op onderstaande vragen:

het telefoonnummer en het (verpleeg-)adres waar hij te bereiken is;
hoe lang de ziekte vermoedelijk duurt;
zijn er nog lopende afspraken en werkzaamheden;
valt de werknemer onder de bepalingen van een vangnetregeling? (hij hoeft niet te zeggen welke!);
houdt het verzuim verband met een arbeidsongeval;
is er sprake van een verkeersongeval waarbij de kosten verhaald kunnen worden op een derde (regres)?

Ziekmelding: hoe stel je de juiste vragen?

In het verzuimreglement (als onderdeel van het personeelshandboek) neem je op hoe medewerkers zich moet ziekmelden. Als werkgever bepaal je dat binnen bepaalde grenzen zelf. Je kunt voorschrijven dat een ziekmelding persoonlijk en telefonisch gedaan moet worden en dat je bijvoorbeeld ziekmeldingen per Whatsapp niet accepteert. Vanwege de privacy van je medewerkers mag je heel veel niet vragen maar je moet maatregelen kunnen treffen om het werk door te laten gaan.

Belangstelling tonen

Je mag een medewerker niet vragen naar zijn ziekte. Je kunt bijvoorbeeld wel vragen of hij wil vertellen wat er aan de hand is. Door oprechte belangstelling te tonen, voelen medewerkers zich eerder gehoord. Vraag bijvoorbeeld of jij (of een collega) iets voor hem kunt betekenen. Wanneer je medewerker voelt dat je niet alleen aan het bedrijf denkt, maar echt in zijn situatie geïnteresseerd bent, doet dat de relatie goed en dat zal een positieve invloed hebben op het ziekteverzuim.

Kun je inschatten hoe lang je afwezig bent?

Van te voren kun je niet altijd inschatten hoe lang de ziekte precies zal duren. Vaak is wel duidelijk of het om enkele dagen zal gaan of dat het langere tijd zal duren. Voor je bedrijfsvoering maakt het natuurlijk veel verschil of iemand een buikgriepje heeft of zich met burn-out klachten ziek meldt.

Speelt het werk een rol bij je ziekte?

Je medewerker kan dit een moeilijke vraag vinden: hij is niet verplicht om te antwoorden. Het is wel een belangrijke vraag: als werkgever kun je actie ondernemen en toekomstig verzuim misschien voorkomen. Het doel van de vraag is dan ook om het bespreekbaar te maken.

Moet er werk overgedragen worden?

Moet het werk overgedragen worden aan een collega of kunnen taken blijven liggen totdat je medewerker het zelf weer kan doen? Zijn er afspraken die afgezegd moeten worden, of doet je medewerker dit zelf?

Kunnen we iets regelen zodat je misschien ander werk kan doen?

Afhankelijk van de beperkingen die je medewerker heeft, kun je misschien aanpassingen aan de werkplek doen zodat de medewerker zijn eigen werk kan doen of aangepast werk. Oplossingen kunnen zijn: thuiswerken, vervoer naar de werkplek of aanpassingen aan de werkplek voor een medewerker met een gekneusde enkel.

Vervolgafspraak maken

Vaak is al snel duidelijk wat de -voorlopige- gevolgen voor de werkzaamheden zijn en je kunt alvast een concrete afspraak maken. Is de verwachting dat je medewerker een paar dagen afwezig is, spreek bijvoorbeeld af dat je hem over een paar dagen weer belt. Het is belangrijk om geregeld contact te houden met een zieke medewerker, ook als hij langdurig afwezig is. Te vaak bellen heeft ook geen zin, veel medewerkers vinden het helemaal niet fijn om zich ziek te melden en ervaren teveel contact van hun leidinggevende als druk om zo snel mogelijk weer te gaan werken.

Rol van de bedrijfsarts

Behoed je ervoor als werkgever om geen diagnose te stellen of adviseert over behandelingen. Geef ook je mening niet over de klachten van je werknemer! Dat bevordert de relatie niet..... De enige die de aard van de ziekte van een medewerker mag beoordelen is de bedrijfsarts. Vermoedt de bedrijfsarts dat de medewerker besmet is met het corona-virus? Dan neemt hij met spoed contact op met de regionale GGD. De GGD kan in overleg met het bedrijf maatregelen treffen voor op de werkvloer.

Waar kan ik je mee helpen?

Het opstellen of updaten van het personeelshandboek of bedrijfsreglement.
Het opstellen van een verzuimreglement.
Advies bij verzuimbegeleiding, bijvoorbeeld in de corona-crisis.

Wat kom ik in de praktijk vaak tegen?

Mijn medewerker meldt zich ziek: ik denk dat hij niet ziek is.
Moet je altijd een ziekmelding van een werknemer accepteren?
Mijn medewerker werkt niet mee aan de re-integratievoorschriften van de bedrijfsarts: moet ik zijn loon doorbetalen?
Ik heb een arbeidsconflict met een medewerker: hij meldt zich ziek.
De bedrijfsarts adviseert mediation bij het arbeidsconflict: mijn medewerker wil niet meewerken en blijft volhouden dat hij ziek is.
Mijn medewerker is bang voor besmetting met het corona-virus en blijft thuis.
Mag ik vragen of mijn medewerker corona heeft?
Re-integratie in de corona-tijd: zijn er andere eisen?

Carla's Consultancy is gespecialiseerd in HRM-advies voor het mkb. Advies en begeleiding bij alle personeelsissues. Neem vrijblijvend contact op voor een kennismakingsgesprek.